Portofolio, Bukan Sekadar Prestise: Jejak Student Staff di Balik Program Karier DPKA UII

Di antara gemerlap besarnya organisasi-organisasi kampus seperti Lembaga Eksekutif Mahasiswa, Dewan Permusyawaratan Mahasiswa, himpunan jurusan, asisten laboratorium, dan asisten dosen, ada satu opsi yang kerap luput dari perhatian namun sering dipromosikan sebagai jalur pengalaman profesional yang lebih nyata, yakni menjadi Student Staff di Direktorat Pengembangan Karir (DPKA) UII. Pada lingkup ini, mahasiswa tidak hanya menjalankan tugas administratif, tetapi juga berhadapan langsung dengan perwakilan perusahaan, menyusun materi rekrutmen, mengelola acara berskala universitas, dan bekerja lintas unit bersama staf tetap. 

Pengalaman tersebut kerap dianggap sebagai modal awal untuk membangun portofolio dan jejaring sejak dini, tetapi janji itu tidak selalu berbanding lurus dengan kepastian manfaat yang diterima. Tanpa pembinaan yang terarah, dokumentasi hasil kerja yang jelas, dan akses jejaring yang benar-benar terbuka, intensitas kerja berisiko berubah menjadi kesibukan semata. Di titik inilah pertanyaan kritis perlu diajukan sebelum mahasiswa menukar jam kuliah dengan tanggung jawab kantor: apakah seluruh pengalaman itu benar-benar dikonversi menjadi keterampilan terukur dan relasi profesional yang relevan, atau hanya menjadi label prestisius untuk pekerjaan rutin yang minim pengakuan dan berpotensi menggerus fokus akademik serta kesiapan karier jangka panjang.

Sejarah panjang Student Staff (SS) di Direktorat Pengembangan Karier dan Alumni Universitas Islam Indonesia (DPKA UII) tidak dapat dilepaskan dari kebutuhan institusi akan tenaga pendukung yang bukan sekadar “membantu”, tetapi benar-benar menjadi bagian dari sistem kerja yang terstruktur dan profesional. Ibu Nur Pratiwi Noviati, S.Psi., M.Psi., Psikolog atau akrab disapa Ibu Tiwi yang saat itu menjabat sebagai Kepala Divisi Pengembangan Karier, menjadi tokoh kunci dalam lahirnya sistem Student Staff di DPKA UII. Ia menjelaskan bahwa sebelum 2019, pola pelibatan mahasiswa masih bersifat spontan. Siapa pun mahasiswa yang “bisa diajak” akan dilibatkan, tanpa mekanisme seleksi yang formal.

“Bukan volunteer, tapi lebih ke siapa yang bisa diajak saja,” ujarnya mengenang situasi saat itu. Ketidakteraturan tersebut memunculkan satu kesadaran penting: DPKA membutuhkan tenaga pendukung yang kompeten, terstruktur, dan mampu bekerja dengan standar profesional. Dari titik inilah konsep Student Staff mulai dibangun secara sistematis, beriringan dengan pengembangan kurikulum Career Center yang saat itu juga sedang dirintis. Pendekatan yang digunakan tidak semata administratif. Dengan latar belakang Psikologi Industri dan Organisasi, Ibu Tiwi memastikan bahwa pembangunan sistem dimulai dari kesiapan manusianya. “Human process dulu. Orangnya siap, barulah program jalan,” tegasnya.

Pada 2019, kebutuhan baru kembali muncul. Intensitas program lapangan DPKA mulai dari tracer study, job fair, hingga pelatihan tidak bisa sepenuhnya ditopang oleh Student Staff yang bekerja layaknya staf kantor. Maka lahirlah sistem Career Buddy (CB), yakni tenaga pendamping berbasis on call yang terlibat langsung saat program berjalan. Meski bersifat temporer, Career Buddy tetap melalui proses seleksi dan pembekalan yang ketat. Awalnya hanya direncanakan merekrut dua orang, namun seiring meningkatnya kebutuhan, jumlahnya berkembang menjadi empat, bahkan mencapai sekitar 30 orang pada tahun-tahun berikutnya. 

Dalam praktiknya, Student Staff berperan sebagai tenaga internal yang menjaga keberlangsungan sistem kerja harian, sementara Career Buddy terjun langsung di lapangan mendampingi kegiatan seperti Job Fair, pelatihan, podcast, hingga program rutin lainnya. Keduanya berjalan paralel dan saling melengkapi.

Untuk menjaga kualitas, sistem rekrutmen dibuat konsisten setiap tahun: pengumuman, pengumpulan berkas, seleksi, magang selama satu bulan, hingga pengangkatan resmi sebagai Student Staff atau Career Buddy. Masa magang satu bulan menjadi titik krusial. Di fase ini terlihat jelas apakah kandidat mampu bekerja secara konsisten atau hanya menunjukkan antusiasme sesaat. 

Mereka yang bertahan adalah mahasiswa dengan komitmen dan etos kerja yang nyata. DPKA juga menetapkan standar tak tertulis: Student Staff harus menjadi role model. Artinya, mampu lulus tepat waktu, mengelola waktu dengan baik, dan memiliki visi pengembangan diri. “Kalau dari awal sudah kewalahan dengan dirinya sendiri, mungkin memang perlu cari pengalaman di tempat lain dulu,” ujar Ibu Tiwi dengan tegas.

Menariknya, pada masa itu sistem Student Staff dan Career Buddy tidak disertai gaji. Namun hal tersebut bukan berarti tanpa nilai. DPKA justru mengemas pengalaman ini sebagai paket pengembangan diri yang prestisius: portofolio kerja resmi, rekomendasi dari Wakil Rektor III Bidang Kemahasiswaan UII dan Direktur DPKA UII, serta jam terbang kerja nyata di lingkungan profesional. Justru karena tidak adanya relasi finansial, motivasi para Student Staff dan Career Buddy dinilai lebih murni. Mereka hadir bukan karena insentif materi, melainkan karena keinginan untuk berkembang. “Kalau tidak digaji, maka pengalaman yang didapat harus yang terbaik,” menjadi prinsip yang dipegang Ibu Tiwi.

Setiap awal tahun, mereka mengikuti pelatihan intensif yang mencakup nilai dasar DPKA, etika pelayanan, komunikasi, hingga standar kerja detail. Sistem kerja pun dibuat transparan dan terukur: kalender program tahunan, target mingguan, monitoring bulanan, hingga evaluasi akhir tahun. Disiplin kehadiran menjadi salah satu perubahan besar. Setiap hari, minimal dua Student Staff wajib standby sejak pagi. 

Tanpa paksaan, mereka terbiasa hadir pukul 08.00 bahkan sering kali sebelum pimpinan datang karena merasa menjadi bagian dari ritme kantor. Meski ritmenya padat, relasi yang terbangun tidak kaku. Rapat bulanan menjadi ruang diskusi terbuka, bukan sekadar evaluasi. Ada tekanan, tetapi juga kedekatan. Ibu Tiwi bahkan mengenang bagaimana satpam kerap mengeluh karena staf masih bekerja hingga lewat Maghrib.

“Ya gimana, kerjanya memang banyak,” katanya sambil tertawa. Saat pandemi melanda dan seluruh aktivitas beralih ke daring, peran Student Staff dan Career Buddy justru semakin vital. Podcast, Live Instagram, hingga PCPS (Program Konseling Perencanaan Studi) tetap berjalan tanpa jeda semuanya beradaptasi ke platform digital dengan relatif mulus. 

Salah satu pengalaman paling berkesan bagi Ibu Tiwi adalah proses adaptasi lintas generasi. Sebagai pemimpin generasi 80-an yang bekerja bersama mahasiswa kelahiran 2000-an, ia memilih untuk mendekat, bukan menjaga jarak.

“Saya akhirnya belajar bahasa Korea,” ujarnya sambil tertawa. Bukan karena satu orang, tetapi karena hampir seluruh Student Staff dan Career Buddy kala itu tengah gandrung K-Pop dan drama Korea. Upaya kecil ini membuat obrolan ringan mengalir, briefing terasa cair, dan suasana kerja menjadi lebih hangat. Kedekatan pun terbangun secara natural.

Ibu Tiwi menyebut Student Staff sebagai “kaki tangan” yang memungkinkan program DPKA berjalan masif di delapan fakultas. Student Staff dan Career Buddy menangani pekerjaan teknis, sementara keputusan strategis tetap berada di tangan pimpinan. Model kerja ini terbukti efektif. Banyak Student Staff angkatan tersebut kini bekerja di berbagai instansi bergengsi. Pengalaman dan portofolio dari DPKA menjadi bukti profesional yang diakui di dunia kerja.

Selama kebutuhan DPKA masih relevan, menurut Ibu Tiwi, program Student Staff dan Career Buddy harus terus dilanjutkan. Mereka bukan sekadar tenaga pendukung, melainkan role model yang menunjukkan bahwa mahasiswa mampu produktif, profesional, dan tetap menjalani perkuliahan dengan baik.

Pada akhirnya, satu prinsip sederhana menjadi fondasi semuanya:
selama seseorang mampu mengelola dirinya dengan baik, ia akan mampu mengelola tanggung jawab lainnya.

Dalam liputan khusus ini, DPKA juga melakukan survei melalui Formulir yang dibagikan kepada alumni-alumni yang pernah tergabung menjadi bagian Student Staff DPKA UII.  formulir tersebut berisikan Cerita dan Pengalaman Alumni Student Staff DPKA UII. Hasil survei terhadap 12 alumni Student Staff (SS) Direktorat Pengembangan Karier dan Alumni (DPKA) Universitas Islam Indonesia (UII) menunjukkan bahwa pengalaman bekerja di DPKA tersebut memberikan dampak signifikan pada kesiapan karier mahasiswa setelah lulus. Survei yang disebarkan kepada para alumni dari berbagai angkatan itu mengungkap bahwa seluruh responden menilai pengalaman sebagai SS sangat relevan dan mendukung pekerjaan mereka saat ini. 

Mayoritas responden berasal dari beragam program studi, mulai dari Keuangan & Perbankan, Psikologi, Ekonomi Islam, Statistika, Teknik Kimia, Kedokteran, Ilmu Komunikasi, Hukum hingga Hubungan Internasional. Mereka terlibat dalam periode kerja Student Staff antara tahun 2021 hingga tahun 2024. Meski berasal dari disiplin ilmu berbeda, pola jawaban yang muncul menunjukkan keseragaman pengalaman mengenai manfaat dan dampak program tersebut.

Dalam survei tersebut, para alumni menyebutkan tugas utama mereka selama menjadi SS meliputi pengelolaan acara karier seperti Integrated Career Days dan Job Fair, pelayanan mahasiswa, publikasi, teknis webinar, hingga pengelolaan data Tracer Study. Sebagian besar menyebut pengalaman ini menjadi simulasi dunia kerja yang tidak mereka dapatkan di kelas.

Nazula, alumni Prodi Psikologi UII yang saat ini melanjutkan studi pada Pendidikan Profesi Psikologi di Universitas Padjadjaran, menuliskan contoh konkret bagaimana pengalaman sebagai Student Staff membuatnya lebih siap menghadapi tuntutan akademik maupun profesional. “Saat tugas sedang banyak dan harus diselesaikan dalam waktu cepat, saya merasa lebih siap karena hal seperti itu sudah sangat terlatih ketika menjadi SS di DPKA. Di sana saya belajar menjadi pribadi yang adaptif dan resilien,” ujarnya. 

Pengalaman serupa juga disampaikan oleh Lu’luatul Awaliyah, alumni Prodi Pendidikan Bahasa Inggris UII  yang saat ini melanjutkan studi di University of Cambridge. Ia menuturkan bahwa dinamika pekerjaan sebagai Student Staff membentuk ketenangan dan ketangkasannya dalam mengambil keputusan cepat. Salah satu pengalaman yang paling memperkaya baginya adalah keterlibatan dalam Job Fair 2022. “Di tengah dinamika acara yang padat, saya harus berkoordinasi dengan perusahaan dan narasumber dalam waktu sangat terbatas. Dari situ saya belajar bahwa ketenangan dan komunikasi adalah kunci,” ujarnya. Pengalaman tersebut, katanya, turut membangun kepercayaan diri dan kemampuan problem solving yang kini sangat membantunya dalam studi maupun pekerjaan yang menuntut respons cepat dan koordinasi lintas pihak.

Keseruan dan tantangan Job Fair juga dirasakan oleh Muhammad Alief Fiska, Alief yang merupakan alumni Teknik Kimia UII yang kini bekerja di Kejaksaan RI. Ia mengingat proses awal penyelenggaraan kegiatan besar tersebut sebagai pengalaman yang paling berkesan. “Yang paling berkesan tentu saat Job Fair mulai dari mencari dan menghubungi perusahaan untuk mengisi tenant sampai menyiapkan berbagai perlengkapan. Menurut saya itu sangat seru dan menantang, apalagi waktu persiapannya tidak lama dari hari H, jadi kita harus serba gercep,” ungkapnya.

Raufan Gusrananda, alumni Ilmu Komunikasi UII, turut menguatkan pandangan tersebut. Baginya, Job Fair adalah proyek paling penting selama menjadi Student Staff karena skala dan kompleksitasnya. “Ini salah satu program terbesar DPKA. Persiapannya panjang dan harus matang. Karena skalanya nasional, tanggung jawab yang dipegang juga cukup besar,” tuturnya.

Dari suara ketiga alumni ini terlihat bahwa Job Fair bukan hanya kegiatan tahunan DPKA, tetapi juga menjadi ruang pembelajaran intensif yang menguji kemampuan koordinasi, ketangguhan, dan profesionalitas para Student Staff.

Seiring berjalannya waktu, Job Fair UII berkembang menjadi Integrated Career Days (ICD) agenda karier terbesar UII yang kini menjadi wajah utama DPKA dalam membangun konektivitas mahasiswa dengan dunia profesional. Kompleksitas acara ini tidak hanya terlihat dari jumlah perusahaan mitra dan peserta, tetapi juga dari intensitas pekerjaan di balik layar. Hal ini tampak jelas dari cerita para alumni Student Staff yang pernah terlibat dalam penyelenggaraannya.

Salah satunya adalah Hengky Kurniawan, alumni Program Studi Ekonomi Islam yang kini bekerja sebagai Graphic Designer di PT Elcreativeon. Ia menceritakan bahwa keterlibatan dalam ICD 2024 menjadi momen yang menguji ketangguhan sekaligus kreativitasnya. “Saat mengerjakan desain untuk ICD 2024, saya harus membuat banyak konten dan banner dalam waktu sangat singkat, termasuk revisi mendadak sebelum acara dimulai. Saya juga pernah mengerjakan visualisasi data untuk laporan Tracer Study 2024 yang menuntut ketelitian tinggi. Pengalaman-pengalaman ini membuat saya terbiasa bekerja cepat, multitasking, dan tetap menjaga kualitas desain,” ujarnya.

Tekanan itu memuncak saat hari-H. Namun justru dari situ muncul pengalaman yang paling ia kenang. “Momen paling berkesan bagi saya adalah saat acara ICD 2024. Tekanannya tinggi, deadline datang bertubi-tubi, tapi seluruh tim saling support dan akhirnya acara berjalan lancar. Melihat desain yang saya buat terpasang di banyak titik dan digunakan ribuan peserta membuat saya sangat bangga,” tambahnya.

Di balik tekanan itu, selalu ada momen ringan yang membuat perjalanan menjadi Student Staff terasa menyenangkan. “Yang paling lucu, selama event itu kami sampai minum kopi setiap hari bahkan pernah tiga kali sehari karena bingung mau pilih kopi apa lagi. Rasanya seperti ‘ICD: Integrated Coffee Days’,” candanya. Ia menutup ceritanya dengan refleksi hangat: “Oiya satu lagi, saya seperti menemukan keluarga cemara yang kedua.”

Pengalaman Hengky menunjukkan bahwa ICD bukan hanya kegiatan berskala besar, tetapi juga ruang pembelajaran intensif yang mempertemukan kerja kreatif, ketelitian, tekanan waktu, dan dukungan tim perpaduan yang membentuk profesionalisme para Student Staff jauh sebelum mereka memasuki dunia kerja sesungguhnya.

Survei juga mencatat pengalaman SS memberikan peningkatan signifikan pada sejumlah soft skills seperti komunikasi profesional, public speaking, problem solving, pelayanan publik, dan manajemen waktu. Sementara itu, hard skills yang berkembang antara lain pengolahan data, administrasi, webinar, serta perencanaan acara.

Tantangan yang paling sering muncul selama menjadi SS adalah benturan jadwal kuliah dengan pekerjaan, serta tekanan saat mengelola event berskala besar. Meski demikian, seluruh responden menyatakan tantangan tersebut justru membentuk kedisiplinan dan daya tahan mereka saat memasuki dunia kerja.

Dari sisi outcome, seluruh responden yang telah lulus tercatat bekerja atau melanjutkan studi pascasarjana. Tidak ada responden yang menganggur lebih dari tiga bulan setelah wisuda. Beberapa alumni bahkan menyebut bahwa pengalaman Student Staff menjadi poin kuat dalam CV dan wawancara kerja. “Saat interview, pengalaman saya sebagai SS langsung menarik perhatian pewawancara,” cerita Azis yang merupakan alumni D3 Keuangan & Perbankan  yang kini bekerja di Garuda Indonesia.

Sejumlah alumni lain bekerja di berbagai sektor profesional, CSR Sustainability di PT Noovoleum Indonesia, Promotion Staff di Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta, hingga Digital Marketing di PT Global Energy Multazam. Selain itu, ada pula yang berkarier sebagai Tenaga Kependidikan di Universitas Islam Indonesia. Beberapa juga melanjutkan studi S2 baik di dalam negeri maupun luar negeri, serta melanjutkan kegiatan pendidikan Koas.

Para alumni SS memberikan pesan senada bagi mahasiswa yang tengah atau akan bergabung menjadi Student Staff. Mereka menekankan pentingnya membangun relasi, mengambil setiap tugas sebagai kesempatan belajar, mencatat portofolio, serta menjaga sikap profesional. 

“Enjoy the journey!! Being a Student Staff is more than just a role—it’s a learning space. Don’t be afraid to explore, to ask, to make mistakes, and to take responsibility. Every task, every event, every moment akan membangun karakter dan kepercayaan diri kita. You’ll gain skills, networks, and memories that will stay with you for a long time. And trust me, the experience will help you in ways you might not expect, baik untuk studi lanjut maupun dunia profesional. Cheers!!!”  tulis Lulu.

Temuan survei ini mengindikasikan bahwa program Student Staff DPKA berperan besar dalam membekali mahasiswa dengan pengalaman ini.

Kembali pada pertanyaan awal: apakah menjadi Student Staff merupakan jalan pintas karier atau hanya menambah tugas? Berdasarkan pengalaman para alumni dan perjalanan DPKA, jawabannya cukup jelas. Peran ini memang menyita waktu dan tenaga di tengah kesibukan kuliah. Namun, beban kerja tersebut terbukti efektif melatih mental dan profesionalitas mahasiswa. 

Lingkungan kerja di DPKA UII menjadi simulasi dunia kerja yang sebenarnya. Di sini, mahasiswa belajar menghadapi tenggat waktu, bekerja sama dalam tim, dan mengasah komunikasi melalui praktik langsung. Bagi mereka yang bertahan, pengalaman ini menjadi modal berharga untuk kesiapan karier setelah lulus.

Pada akhirnya, menjadi Student Staff adalah proses pembelajaran yang mematangkan. Ini merupakan pelatihan intensif yang memastikan lulusan siap menghadapi dunia profesional dengan kompetensi yang teruji. Di balik meja DPKA, mahasiswa tidak hanya bekerja untuk orang lain, tetapi sedang membangun fondasi karier mereka sendiri.