Liputan Khusus: Membaca Masa Depan Kerja Lewat ‘Sensus’ Alumni, Cara UII Menjaga Relevansi

Suatu sore, sebuah pesan singkat masuk ke ponsel salah satu alumni Universitas Islam Indonesia (UII). Isinya sederhana: permintaan mengisi Tracer Study. Bagi sebagian orang, pesan semacam ini mungkin terasa sepele. Namun, di balik satu formulir yang diisi alumni, tersimpan peta besar tentang masa depan pendidikan tinggi dan dunia kerja.

Di tengah perubahan pasar kerja yang semakin cepat mulai dari disrupsi teknologi hingga tuntutan kompetensi baru perguruan tinggi dituntut untuk terus menyesuaikan diri. UII menjawab tantangan itu melalui Tracer Study, sebuah mekanisme penelusuran alumni pasca kelulusan. Bukan sekadar survei tahunan, tracer di UII dirancang sebagai sensus yakni pendataan menyeluruh terhadap seluruh alumni dalam satu angkatan.

Melalui pendekatan ini, UII berupaya membaca realitas dunia kerja secara lebih jujur: berapa lama lulusan menunggu pekerjaan, sejauh mana kompetensi kampus relevan di lapangan, dan keterampilan apa yang paling dibutuhkan industri saat ini.

Berbeda dengan banyak perguruan tinggi yang menggunakan metode sampel, UII memilih jalan yang lebih menantang. Seluruh alumni lulusan satu tahun terakhir yang menjadi target tracer study diupayakan untuk terdata tanpa terkecuali. Pendekatan ini membutuhkan kerja ekstra, mulai dari pembaruan data kontak hingga pendampingan pengisian, namun dianggap penting demi menjaga akurasi data yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan kebijakan akademik.

Upaya pendataan menyeluruh tersebut tercermin dari tingkat partisipasi alumni pada Tracer Study UII 2025. Dari total 6.008 alumni lulusan satu tahun terakhir yang menjadi populasi tracer, sebanyak 5.443 alumni atau 90,60 persen telah mengisi kuesioner. Sebagian besar di antaranya, yakni 5.215 alumni, telah menyelesaikan pengisian secara lengkap. Sementara itu, 228 alumni masih berada pada status on-going, dan 565 alumni atau 9,40 persen tercatat belum melakukan pengisian hingga akhir periode pelaksanaan.

Tingkat respons yang tinggi ini menunjukkan bahwa pendekatan sensus tidak hanya ideal secara konsep, tetapi juga dapat dijalankan secara nyata melalui koordinasi lintas unit dan pendekatan personal kepada alumni.

“Sejak awal, tracer study di UII memang dirancang sebagai sensus, bukan survei,” ujar Ibu Tika, Ketua Pelaksana Tracer Study UII 2025 sekaligus Kepala Divisi Alumni DPKA UII. “Data tracer kami gunakan sebagai dasar keputusan strategis. Karena itu, data tersebut harus benar-benar merepresentasikan kondisi alumni secara menyeluruh.”

Dengan sensus, analisis dapat dilakukan hingga tingkat program studi. Pola masa tunggu kerja, kesesuaian bidang kerja, hingga karakteristik pekerjaan lulusan dapat dipetakan secara lebih tajam. Jika hanya mengandalkan sebagian responden, gambaran tersebut berisiko bias dan menyesatkan.

Tracer Study UII tidak dibangun dalam semalam. Pada masa awal, pendataan alumni dilakukan secara terpisah di tiap fakultas dengan format yang beragam. Tingkat respons pun fluktuatif. Seiring meningkatnya tuntutan akreditasi dan kebutuhan data yang valid, sistem tracer mulai dibenahi secara terpusat.

“Kami menyatukan instrumen, memperjelas alur koordinasi, dan menetapkan PIC tracer di tiap program studi,” jelas Ibu Tika. Langkah ini mengubah tracer dari sekadar kewajiban administratif menjadi bagian dari sistem penjaminan mutu.

Dampaknya paling terasa di tingkat fakultas. Tri Esti Purbaningtias, S.Si., M.Si., Wakil Dekan Bidang Keagamaan, Kemahasiswaan, dan Alumni Fakultas MIPA UII, menuturkan bahwa data tracer tidak berhenti sebagai laporan.

“Hasil tracer kami olah kembali, termasuk memperbarui status alumni yang sebelumnya belum bekerja,” ujarnya. Data tersebut kemudian dikombinasikan dengan masukan dari pengguna lulusan untuk menjadi bahan evaluasi kurikulum.

Beberapa program studi mulai menyesuaikan materi pembelajaran, memperkuat literasi digital, soft skills, dan mata kuliah berbasis proyek. Perubahan itu bukan asumsi semata, melainkan respons langsung terhadap data alumni di lapangan.

Di balik rapi­nya angka tracer, ada kerja panjang para PIC tracer study di tingkat program studi. Mereka adalah garda terdepan yang memastikan setiap alumni benar-benar terdata. “Kami harus memverifikasi satu per satu kontak alumni. Banyak nomor sudah tidak aktif, pindah domisili, atau berganti akun media sosial,” tutur salah satu PIC.

Untuk mengatasi keterbatasan waktu dan sumber daya, PIC melibatkan surveyor dari kalangan dosen, tenaga kependidikan, hingga mahasiswa studi lanjut yang merupakan alumni prodi tersebut. Pendekatan personal menjadi kunci. “Karena sama-sama alumni, komunikasinya lebih cair. Mereka merasa tidak sedang disurvei, tapi diajak berkontribusi,” ungkapnya.

Strategi lain yang cukup efektif adalah pembaruan progres harian di grup alumni. Nama alumni yang telah mengisi diumumkan sebagai bentuk apresiasi, sementara yang belum dihubungi secara personal dengan bahasa yang hangat dan tidak menghakimi.

Respons alumni terhadap tracer study beragam. Sebagian memahami pentingnya pendataan ini bagi kampus, sementara sebagian lain sempat menganggapnya sebagai survei biasa. “Sensus itu beda dengan survei. Datanya dipakai untuk keputusan besar,” kata seorang alumni. Ia menilai tracer sebagai bentuk kepedulian kampus terhadap perjalanan karier lulusan.

Namun, ada pula alumni yang menunda pengisian karena merasa belum memiliki pekerjaan tetap. Rasa kurang percaya diri menjadi salah satu faktor yang sering muncul. “Padahal, justru data alumni yang masih dalam masa transisi itu penting,” tambahnya.

Seiring penjelasan yang lebih personal dari PIC, banyak alumni akhirnya memahami bahwa tracer bukan penilaian individu, melainkan potret kolektif lulusan. Bahkan, sebagian melihat tracer sebagai sarana memperkuat jejaring dan motivasi bagi mahasiswa yang akan lulus.

Tracer Study UII bukan sekadar formulir digital yang harus diisi alumni. Ia adalah cermin yang memantulkan realitas dunia kerja sekaligus kompas bagi pengembangan pendidikan tinggi. Pendekatan sensus memastikan setiap alumni memiliki suara dalam proses peningkatan mutu. Di balik data yang tersaji, ada cerita para PIC yang bekerja di balik layar dan alumni yang sedang menapaki jalannya masing-masing. Pada akhirnya, tracer bukan hanya tentang masa lalu lulusan, melainkan tentang masa depan universitas dan sejauh mana kampus mampu tetap relevan di tengah perubahan zaman.